企业的文件如何正确的管理呢?

 企业在经营的过程中少不了文件,那么企业的文件应该如何正确的管理呢?关于这个问题档案管理系统小编带你详细的了解一下。

1.文件不应过于细分
“采取了恰当的文件管理方法。”
“管理得很好,应该没问题。”
一边这么想,一边却不知为何总觉得文件管理困难。事实上,这种管理有时管理过度造成的,原因是过度细分文件夹。如果管理的是纸质文件,那就是对文件的保管场所细分过头了。
文件夹的细化,可以认为是为了明确所在位置,减少寻找目标文件所需时间的方法。但如果过于细化,到达目的文件为止反而花费了更多时间。
如果过于细分化的话,随着文件增多,相应的文件夹也会持续增加。文件少的时候还可以,但是文件夹太多的话,不知道哪个文件夹里保管着哪个文件,结果找目标文件要花费的时间更长了。
因此文件夹不要过于细分化,在大致分类的过程中不断地将相关文件和文件扔进去。例如销售方面的资料的话,把每个客户的文件夹里再分成每个交易文件夹,这样的细化实际上就足够了。
2.活用全文检索
文件夹不进行过度细分,在大致分类后不断向其中丢文件,这样做会不会导致文件找起来很麻烦呢?全局检索就是为此而存在。全文检索是指从多个文件或文档中检索指定的字符串。与平时使用的文件内检索等不同,可以一口气检索包含指定字符串的内容。全文检索几乎不花费时间,马上就能访问目标文件。不过这个方法只能运用与数字化文件,不能用于纸质文件管理是缺点。
3.对于不同的岗位实行不同的文件管理方式
因为工作种类不同,处理的文件也会随之改变。企业需要正对不同岗位,设定高效率的管理方法。
4.设定文件保存期限
如果放任不管的话,文件就会不断增加。但是,有不少文件每天都会重复产生,没必要永久保存,整理后能发现删除的东西有很多。没有设定保存期限的情况下,不需要的文件也会继续保存,这是使管理复杂化的一个原因。如果按照种类决定保存期限的话,就不会把不需要的文件储存起来,并且可以毫不犹豫地废弃。尽可能减少不必要的文件,使文档管理更加顺畅。