文件管理详细的操作步骤

 关于文件管理的详细的操作步骤包括什么呢?关于这个问题文档管理系统小编带您详细的了解一下。

  1. 支持工作任务的自动传递和流转,支持文件审、批。支持串行和并行审批、支持转交他人审批。审批通过以后,文件才能成为系统正式文件。普通用户只能查看到系统的正式文件。
  2. 支持文件借阅申请、文件修改申请、文件销毁申请,批准人批准同意以后,才能进行相应的操作。支持批准人转给其他人批准。支持批量审批。
  3. 工作流转每个环节均会有系统邮件提醒(Email,短消息)。
  4. 可以任意设置文件修改的方式及流程。可以设置文件名称可以不同、可以设置必须保存老版本。
  5. 文件修改时可选择是否更改版本号,是否保留老版本。如果要保留老版本,则文件更改版本后,旧版自动进入旧版中心。
  6. 系统实施初期,如果有些文件历史版本较多,可以采用历史版本批量导入控件,一次性将多份历史版本一次性导入到系统中,大大减少了系统初期实施的工作量。
  7. 系统所有模块或文件处理严格按权限进行。如只授权处理本部门文件的用户不能处理公司或其它部门文件,反之亦然。实现既可协同操作,也可独立管理本人权限范围内的文件。用户对文件所有操作均记录在案,做到有案可查,责任分明。
  8. 可以根据公司的具体工作职责分配用户相应的权限。有阅读权的用户,可以在系统中直接打开文件浏览。没有阅读权的用户,如果有借阅权,仍然可以通过借阅,待批准以后,浏览所需要的文件。
  9. 系统设置以文件类别为基础的权限分配构架,配合单文件授权方式,可以很好地确保系统管理员或文件管理员灵活地为系统用户分配恰如其分的文件操作权限。系统主要的文件操作权限包括:文件添加权、文件阅读权、文件下载权、文件删除权、文件打印权、文件借阅权、附件添加权、附件打印权、文件映射添加权、相关文件添加权、附件下载权、文件属性修改权、Office文件修改权.....
  10. 可根据权限查看此文件所有相关资料,如审批记录、文件附件、文件映射、历史版本、相关文件、禁止查看用户等。
  11. 文件借阅首先提交借阅申请,可以附加借阅文件的权限:如下载权、打印权。批准人可设置借阅文件的过期日期,过期后,权限被中止,文件不能再打开阅读。未过期的文件,文件管理员或系统管理员也可以在后台强行收回。
  12. 文件状态决定文件所处的生命周期:待审核文件、待批准文件、待发送文件、已归档文件、待销毁文件、已销毁文件。系统流转的总是最新版本,避免出现版本混乱、混淆的情况。
  13. 同一个文件可关联多份相关文件,如有时一个CAD图纸会引用多个CAD文件或图片文件。
  14. 同一个文件可以映射到不同分类下,解决了类似通用零件图属于多个产品系列的问题。一旦文件修改,所有映射文件自动 修改为最新文件。
  15. 可将文件从某一类别转移到另一类别中(文件转移)
  16. 系统自带的文件批量导入控件,可批量导入文件,以提高文件操作效率。系统提供了一套完整的文件编号规则,文件导入时,文件编号自动生成。
  17. 用户可按多种方式搜索文件,支持模糊查询和精确查询。确保快速高效地从文件库中找到想要的文件。可设置文件登记的日期范围,查询一定日期范围内的文件。也可根据文件附件或老版本文件快速搜索到文件。也可以根据用户自定义字段查找所需要的文件。
  18. 可远程直接修改Office文件,Office文件修改后,可以实现痕迹自动保留。修改保存后,自动回传到服务器。